AI-agentti yritykselle – miten tekoäly voi hoitaa asiakaspalvelua ja rutiinityötä 24/7?

Yrityksen kaikkia työtehtäviä ei tarvitse eikä kannata tehdä käsin.

Asiakaspalvelussa, myynnissä ja hallinnossa syntyy jatkuvasti tehtäviä, jotka toistuvat lähes samanlaisina päivästä toiseen: asiakkaiden kysymyksiin vastaamista, puheluiden käsittelyä, ajanvarausta, yhteystietojen keräämistä, sähköpostien luokittelua, tietojen hakemista, järjestelmien päivittämistä ja erilaisten jatkotoimenpiteiden käynnistämistä.

Juuri tällaisissa tehtävissä AI-agentti eli tekoälyagentti voi toimia yrityksen digitaalisena assistenttina 24 tuntia vuorokaudessa.

Suomi Solutions AI Agent voidaan rakentaa palvelemaan asiakkaita verkkosivulla, chatissa ja puhelimessa sekä suorittamaan tehtäviä yrityksen taustajärjestelmissä.

Tarkoituksena ei ole väittää, että yksi tekoälyn käyttämä tunti ja yksi ihmisen tekemä työtunti olisivat osaamiseltaan tai lopputulokseltaan samanarvoisia.

Oleellinen kysymys on toinen:

Kuinka suuri osa yrityksen toistuvasta työstä voidaan siirtää tekoälylle, jotta ihmiset voivat käyttää aikansa tehtäviin, joissa ihmistä todella tarvitaan?

Siinä tekoälyagentin taloudellinen vaikutus voi olla erittäin suuri.

Mitä AI-agentti tarkoittaa?

AI-agentti on tekoälyyn perustuva ohjelmistollinen toimija, joka pystyy keskustelun lisäksi käsittelemään tietoa, tekemään päätöksiä sille annettujen sääntöjen puitteissa sekä käynnistämään toimintoja muissa järjestelmissä.

Tavalliseen chatbotiin verrattuna ero voi olla merkittävä.

Perinteinen chatbot vastaa yleensä ennalta määritettyihin kysymyksiin.

AI-agentti voidaan puolestaan rakentaa esimerkiksi:

• vastaamaan asiakkaan kysymyksiin
• etsimään tietoa yrityksen omasta tietopohjasta
• käsittelemään puheluita
• keräämään asiakkaalta tarvittavat tiedot
• tunnistamaan asiakkaan tarpeen
• tekemään esikarsintaa
• varaamaan ajan
• lähettämään tietoa sähköpostiin
• käyttämään API-rajapintoja
• päivittämään CRM-järjestelmää
• käynnistämään automaatioita
• välittämään asian ihmiselle silloin, kun tekoäly ei ole oikea käsittelijä.

AI-agentti ei siis välttämättä ole vain verkkosivun oikeassa alakulmassa oleva keskusteluikkuna.

Se voi olla osa yrityksen varsinaista toimintaprosessia.

Suomi Solutions AI-agentit yrityksille

Miksi AI-agentin kustannuksia verrataan ihmistyöhön?

AI:n ja ihmisen kustannuksia verrattaessa tehdään helposti väärä johtopäätös.

Tekoäly ja ihminen eivät ole keskenään identtisiä resursseja.

Ihminen ymmärtää poikkeuksellisia tilanteita, kantaa vastuuta, neuvottelee, rakentaa luottamusta, käyttää kokemusta ja pystyy toimimaan tilanteissa, joihin ei ole valmista toimintamallia.

Tekoäly puolestaan on erityisen tehokas silloin, kun tehtävä on:

• toistuva
• digitaalinen
• selkeästi määriteltävissä
• tietoon perustuva
• suuren volyymin tehtävä
• tehtävissä automatisoidusti.

Siksi kustannusvertailussa kannattaa puhua työkapasiteetin hinnasta, ei ihmisen ja tekoälyn samanarvoisuudesta.

AI-agentti ei tarvitse työvuoroja samalla tavalla kuin ihminen. Se voi käsitellä tehtäviä myös iltaisin, öisin, viikonloppuisin ja pyhäpäivinä.

Kun sama järjestelmä pystyy lisäksi käsittelemään useita asioita rinnakkain, kustannusrakenne muuttuu olennaisesti.

AI-agentti ei tarvitse kahvitaukoa – mutta se tarvitsee hyvän prosessin

AI:n suurin hyöty ei synny siitä, että yritykseen vain “asennetaan tekoäly”.

Hyvä AI-agentti tarvitsee:

1. määritellyn tehtävän
2. luotettavan tietolähteen
3. selkeät toimintarajat
4. määritellyt integraatiot
5. seurannan ja ylläpidon
6. toimintamallin tilanteisiin, joissa asia siirretään ihmiselle.

Tämän vuoksi Suomi Solutions lähestyy AI-ratkaisuja käytännön liiketoimintaprosessien kautta.

Me emme myy AI-hypeä, vaan käyttökelpoisia ratkaisuja.

Ensin selvitetään, mitä yrityksessä tehdään tällä hetkellä käsin.

Sen jälkeen arvioidaan, mitkä osat voidaan automatisoida järkevästi.

Mihin yritys voi käyttää AI-agenttia?

1. Asiakaspalvelu 24/7

Yksi tavallisimmista käyttökohteista on AI asiakaspalvelussa.

Asiakas saattaa tulla verkkosivulle klo 14.00, klo 22.30 tai sunnuntaiaamuna.

Tekoälyagentti voi palvella kaikissa näissä tilanteissa.

Agentti voidaan kouluttaa yrityksen:

• palveluihin
• tuotteisiin
• hinnastoihin
• toimitusehtoihin
• ohjeisiin
• verkkosivuston sisältöön
• usein kysyttyihin kysymyksiin
• erikseen annettuun tietopohjaan.

Asiakas saa vastauksen heti sen sijaan, että hänen pitäisi lähettää lomake ja odottaa seuraavaa arkipäivää.

2. AI-puhelinagentti

AI-agentti voi toimia myös puhelinasiakaspalvelussa.

Asiakas voi keskustella tekoälyn kanssa puhumalla aivan kuten tavallisessa puhelussa.

AI-puhelinagenttia voidaan käyttää esimerkiksi:

• asiakaspalvelun ensimmäisenä kontaktipisteenä
• ajanvarauksessa
• liidien esikarsinnassa
• usein kysytyissä kysymyksissä
• palveluiden esittelyssä
• yhteystietojen keräämisessä
• puhelun syyn tunnistamisessa
• asian ohjaamisessa oikealle henkilölle.

Puhepalvelu voidaan toteuttaa verkkosivun tai sovelluksen kautta, ja tarvittaessa agentille voidaan liittää suomalainen tai kansainvälinen puhelinnumero.

3. Liidien kerääminen ja myynnin tukeminen

Verkkosivulla vieraileva potentiaalinen asiakas ei välttämättä halua täyttää pitkää yhteydenottolomaketta.

AI-agentti voi kysyä tarvittavat tiedot keskustelun aikana.

Esimerkiksi:

Mitä palvelua tarvitset?
Minkä kokoinen yrityksesi on?
Milloin haluaisit aloittaa?
Miten sinuun voidaan olla yhteydessä?

Näiden vastausten perusteella agentti voi muodostaa valmiin liidin myynnille.

Myyjän ei tarvitse aloittaa keskustelua nollasta.

4. Ajanvaraus

AI-agentti voidaan yhdistää ajanvaraukseen tai kalenterijärjestelmään.

Asiakas voi pyytää:

“Onko ensi tiistaina iltapäivällä vapaita aikoja?”

Agentti voi tarkistaa saatavuuden ja auttaa ajan varaamisessa.

Samalla voidaan kerätä esimerkiksi:

• asiakkaan nimi
• yhteystiedot
• palvelu
• toivottu ajankohta
• lisätiedot tapaamista varten.

5. Sähköpostin käsittely

Yrityksen sähköpostiin voi tulla päivittäin suuri määrä viestejä.

AI-agentti voidaan rakentaa avustamaan esimerkiksi:

• sähköpostien luokittelussa
• tärkeiden viestien tunnistamisessa
• tietojen poimimisessa
• vastausluonnosten tekemisessä
• automaatioiden käynnistämisessä
• viestin ohjaamisessa oikealle henkilölle.

Tavoitteena ei välttämättä ole antaa tekoälylle rajatonta oikeutta lähettää viestejä itsenäisesti.

Järjestelmä voidaan toteuttaa myös niin, että ihminen hyväksyy kriittiset toimenpiteet.

6. CRM- ja API-integraatiot

AI-agentin todellinen hyöty kasvaa, kun se ei ainoastaan keskustele vaan pystyy käyttämään yrityksen muita järjestelmiä.

Agentti voidaan integroida esimerkiksi:

• CRM-järjestelmään
• ERP-järjestelmään
• ajanvaraukseen
• verkkokauppaan
• sähköpostiin
• yrityksen omiin API-rajapintoihin
• automaatioalustoihin
• muihin taustajärjestelmiin.

Tällöin asiakkaan kanssa käyty keskustelu voi johtaa suoraan oikeaan toimenpiteeseen.

Esimerkki: chatbot vastaan AI-agentti

SS AI Chatbot

AI-agentti voi palvella yli 70 kielellä

Kansainvälisessä liiketoiminnassa asiakaspalvelun kielivalikoiman kasvattaminen on perinteisesti tarkoittanut myös henkilöstöresurssien kasvattamista.

AI-agentti muuttaa tätä asetelmaa.

Suomi Solutions AI Agent -ratkaisussa asiakaspalvelu voidaan toteuttaa yli 70 kielellä.

Sama agentti voi palvella esimerkiksi suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi sekä vaihtaa kieltä asiakkaan mukaan.

Tämä voi olla erityisen hyödyllistä esimerkiksi:

• verkkokaupoille
• matkailuyrityksille
• kansainvälisille palveluyrityksille
• vientiyrityksille
• yrityksille, joilla on asiakkaita useassa maassa.

Erillistä chatbot-projektia ei tarvitse välttämättä rakentaa jokaiselle kielelle.

Kuinka paljon AI-agentti maksaa?

AI-agentin hinta riippuu siitä, mitä sen halutaan tekevän.

Yksinkertainen verkkosivuston asiakaspalveluagentti on aivan eri kokonaisuus kuin järjestelmä, joka vastaa puheluihin, käyttää CRM:ää, käynnistää automaatioita ja kommunikoi yrityksen ERP-järjestelmän kanssa.

Suomi Solutions tarjoaa ratkaisuja pienistä käyttökohteista aina yritystason kokonaisuuksiin.

Palvelutasot alkavat tällä hetkellä seuraavista kokonaisuuksista:

Standard

Alkaen 200 €/kk

Sopii esimerkiksi:

• pienelle yritykselle
• verkkosivuston AI-agentiksi
• asiakaspalveluun
• liidien keruuseen
• ensimmäiseksi AI-ratkaisuksi.

Pro

Alkaen 600 €/kk

Sopii esimerkiksi:

• automaatioihin
• ajanvaraukseen
• myyntibotteihin
• API-integraatioihin
• CRM-integraatioihin
• chat-, voice- ja workflow-kokonaisuuksiin.

Enterprise

Alkaen 999 €/kk

Sopii esimerkiksi:

• suuremmille organisaatioille
• suurempiin puhelumääriin
• laajoihin integraatioihin
• ERP-järjestelmiin
• omiin backend-järjestelmiin
• ympäristöihin, joissa tarvitaan eristettyä infrastruktuuria, SLA:ta ja jatkuvaa valvontaa.

Tarkka hinta määräytyy aina käyttötapauksen, käyttömäärien ja tarvittavien integraatioiden mukaan.

Katso AI-agenttipaketit ja ajantasainen hinnasto

Onko AI-agentti halvempi kuin työntekijä?

Oikea vastaus on:

Joissakin tehtävissä erittäin paljon halvempi. Joissakin tehtävissä tekoäly ei puolestaan ole oikea vaihtoehto ihmiselle lainkaan.

Ajatellaan esimerkiksi yksinkertaista asiakaspalvelukysymystä:

“Mihin asti asiakaspalvelunne on tänään auki?”

Jos yrityksen työntekijä etsii tiedon, kirjoittaa vastauksen ja lähettää sen asiakkaalle, tehtävään kuluu ihmisen työaikaa.

AI-agentti pystyy vastaamaan samaan hyvin määriteltyyn kysymykseen lähes välittömästi.

Kun tällaisia kysymyksiä tulee kuukaudessa satoja tai tuhansia, kustannusero alkaa näkyä.

Tekoälyn taloudellinen hyöty syntyy erityisesti volyymista ja toistuvuudesta.

Milloin AI-agentti kannattaa ottaa käyttöön?

AI-agentti on erityisen kiinnostava vaihtoehto, jos yrityksessä:

• vastataan samoihin kysymyksiin jatkuvasti
• asiakaspalveluun tulee yhteydenottoja myös aukioloaikojen ulkopuolella
• potentiaalisia liidejä menetetään hitaan reagoinnin vuoksi
• henkilöstö käyttää paljon aikaa tietojen kopioimiseen järjestelmästä toiseen
• ajanvaraukset kuormittavat työntekijöitä
• puheluiden ensimmäinen käsittelyvaihe on pitkälti samanlainen
• asiakaspalvelua tarvitaan usealla kielellä
• sähköpostimäärät ovat suuret
• yritys haluaa kasvaa ilman, että jokainen uusi asiakas lisää käsityön määrää samassa suhteessa.

Jos taas tehtävä vaatii jatkuvasti monimutkaista harkintaa, vastuullisia päätöksiä tai vahvasti ihmisten välistä vuorovaikutusta, tekoälyn rooli kannattaa rakentaa avustavaksi eikä korvaavaksi.

Paras ratkaisu ei usein ole ihminen TAI tekoäly

Usein tehokkain toimintamalli on:

AI ensin → ihminen tarvittaessa.

AI-agentti hoitaa suuren määrän tavallisia tilanteita automaattisesti.

Jos kysymys muuttuu monimutkaiseksi tai täyttää ennalta määritetyn ehdon, asia siirretään ihmiselle.

Esimerkiksi:

Asiakas: Haluan tietää palvelun hinnan.
→ AI voi vastata.

Asiakas: Haluan varata ajan ensi viikolle.
→ AI voi hoitaa varauksen.

Asiakas: Haluan jättää tarjouspyynnön.
→ AI voi kerätä tiedot.

Asiakas: Minulla on poikkeuksellinen sopimusriita.
→ asia ohjataan ihmiselle.

Näin henkilöstön aikaa ei kuluteta turhaan tehtäviin, jotka voidaan hoitaa automaattisesti.

AI-agentti voi kasvaa yrityksen mukana

Ensimmäisen AI-agentin ei tarvitse automatisoida koko yritystä.

Usein järkevin tapa aloittaa on yhdestä selkeästä käyttötapauksesta.

Esimerkiksi:

Vaihe 1: verkkosivun asiakaspalvelu
Vaihe 2: liidien kerääminen
Vaihe 3: ajanvaraus
Vaihe 4: puhelinpalvelu
Vaihe 5: CRM-integraatio
Vaihe 6: taustaprosessien automaatio

Tällä tavalla järjestelmää voidaan kasvattaa todellisten tarpeiden perusteella.

Samalla nähdään, missä AI tuottaa eniten hyötyä juuri kyseisessä yrityksessä.

Miten Suomi Solutions AI Agent otetaan käyttöön?

Käyttöönotto voidaan jakaa käytännössä viiteen vaiheeseen.

1. Valitaan automatisoitava prosessi

Ensin tunnistetaan tehtävät, joissa AI:sta saadaan todellista hyötyä.

2. Määritellään agentin tiedot

Agentille määritellään yrityksen palvelut, tuotteet, ohjeet ja muu sen tarvitsema tietopohja.

3. Määritellään toimintaoikeudet

Päätetään, mitä agentti saa tehdä itsenäisesti ja missä kohdassa tarvitaan ihmistä.

4. Rakennetaan tarvittavat integraatiot

Tarvittaessa agentti yhdistetään esimerkiksi verkkosivustoon, CRM:ään, sähköpostiin, kalenteriin, API-rajapintoihin tai muihin järjestelmiin.

5. Testataan ja seurataan

Agenttia testataan ennen varsinaista käyttöönottoa ja sen toimintaa seurataan myös käytön aikana.

Hyvä AI-agentti ei ole kertaluonteinen projekti, joka asennetaan ja unohdetaan.

Sitä kehitetään saadun datan ja todellisten asiakastilanteiden perusteella.

Mitä yrityksen kannattaa automatisoida ensimmäisenä?

Hyvä lähtökohta on etsiä prosesseja, joissa yhdistyvät kolme asiaa:

suuri määrä + paljon toistoa + vähän poikkeuksia.

Näissä tehtävissä automatisoinnin hyöty näkyy yleensä nopeimmin.

Esimerkiksi 20 kertaa kuukaudessa tehtävä viiden minuutin työvaihe ei välttämättä ole ensimmäinen automatisoitava asia.

Sen sijaan 2 000 kertaa kuukaudessa toistuva minuutin tehtävä saattaa olla erittäin hyvä kohde.

AI-projektissa kannattaa siis kysyä:

Missä henkilöstömme käyttää eniten aikaa työhön, joka näyttää lähes aina samalta?

Siitä löytyy usein ensimmäinen hyvä AI-agentin käyttötapaus.

Usein kysyttyä AI-agenteista

Mikä on AI-agentti?

AI-agentti on tekoälyyn perustuva ohjelmistollinen toimija, joka pystyy keskustelemaan käyttäjän kanssa, hyödyntämään tietoa ja suorittamaan sille määriteltyjä toimintoja. Se voi esimerkiksi vastata asiakkaalle, kerätä tietoja, varata ajan tai käyttää yrityksen muita järjestelmiä integraatioiden kautta.

Mitä eroa on AI-agentilla ja chatbotilla?

Chatbot keskittyy yleensä keskusteluun. AI-agentti voidaan rakentaa keskustelun lisäksi suorittamaan varsinaisia tehtäviä, käyttämään työkaluja ja käynnistämään automaatioita.

Voiko AI vastata yrityksen puhelimeen?

Kyllä. AI-puheagentti voi käsitellä saapuvia tai lähteviä puheluita sille määritellyissä käyttötapauksissa. Tarvittaessa ratkaisuun voidaan liittää oma puhelinnumero.

Voiko AI-agentti puhua suomea?

Kyllä. Suomi Solutions AI Agent voidaan toteuttaa suomeksi ja useilla muilla kielillä. Palvelu tukee yli 70 kieltä.

Toimiiko AI-agentti ympäri vuorokauden?

Kyllä. Digitaalinen AI-agentti voidaan pitää käytettävissä 24/7, jolloin asiakas voi saada palvelua myös iltaisin, viikonloppuisin ja pyhäpäivinä.

Voiko AI-agentti tehdä ajanvarauksia?

Kyllä, jos agentti yhdistetään soveltuvaan kalenteri- tai ajanvarausjärjestelmään.

Voiko AI-agentin yhdistää CRM- tai ERP-järjestelmään?

Kyllä. Pro- ja Enterprise-tason toteutuksissa voidaan rakentaa API-, CRM-, ERP- ja muita integraatioita järjestelmän rajapinnoista ja käyttötapauksesta riippuen.

Voiko tekoäly korvata kokonaan ihmisen asiakaspalvelussa?

Joissakin tarkasti määritellyissä tehtävissä automaation osuus voi olla erittäin suuri, mutta kaikissa tilanteissa ihmistä ei kannata poistaa prosessista. Paras toteutus sisältää selkeän tavan siirtää poikkeuksellinen tai vaativa asia ihmiselle.

Paljonko AI-agentti maksaa?

Hinta riippuu käyttötapauksesta ja tarvittavista integraatioista. Suomi Solutionsin AI Agent -palvelut alkavat Standard-tasolla 200 eurosta kuukaudessa. Laajemmat automaatio- ja yritysratkaisut hinnoitellaan kokonaisuuden mukaan.

Onko AI-agentti tarkoitettu vain suurille yrityksille?

Ei. Yksinkertainen AI-agentti voi olla hyödyllinen myös pienelle yritykselle esimerkiksi verkkosivuston asiakaspalvelussa, liidien keräämisessä ja yhteydenottojen vastaanottamisessa. Laajemmat ratkaisut voidaan skaalata suurempien organisaatioiden tarpeisiin.

Tekoälyn tarkoitus ei ole tehdä ihmisestä tarpeetonta

Tekoälystä keskusteltaessa huomio menee helposti kysymykseen siitä, korvaako AI ihmiset.

Yrityksen kannalta hyödyllisempi kysymys on:

Mihin henkilöstömme aikaa kannattaa käyttää?

Jos työntekijän työpäivästä huomattava osa kuluu kysymyksiin, tiedonsiirtoon, ajanvarauksiin ja muihin toistuviin tehtäviin, AI-agentti voi vapauttaa aikaa asiantuntijatyöhön, myyntiin, asiakkaiden kohtaamiseen ja liiketoiminnan kehittämiseen.

Silloin tekoälyn arvo ei synny pelkästään halvemmasta laskennallisesta työkapasiteetista.

Arvo syntyy siitä, että ihmisten aikaa voidaan käyttää paremmin.

Haluatko selvittää, mitä yrityksessäsi voisi automatisoida?

AI-agentin ei tarvitse olla valtava IT-projekti.

Voimme lähteä liikkeelle yhdestä käytännön ongelmasta:

• asiakaspalvelusta
• verkkosivun chatista
• puheluiden käsittelystä
• liidien keräämisestä
• ajanvarauksesta
• sähköpostista
• CRM-integraatiosta
• tai yrityksen omasta toistuvasta työprosessista.

Suomi Solutions suunnittelee AI-agentin yrityksen todellisen tarpeen mukaan ja auttaa käyttöönotossa, integraatioissa, ylläpidossa ja valvonnassa.

Me emme myy AI-hypeä, vaan käyttökelpoisia ratkaisuja.